E-Mail-Validierung verhindert unzustellbare E-Mails in der Energiebranche

Die E-Mail-Adresse ist zum elementaren Bestandteil der Kunden- und Geschäftspartnerdaten geworden. Kundschaft, Geschäftspartner und Lieferanten digital zu kontaktieren, ist schon lang etabliert. Doch es ist wie bei der physischen Postanschrift auch: enthält die Adresse einen Fehler, ist die Nachricht nicht zustellbar. Versendet man etwa einen Newsletter zu Marketingzwecken über einen Verteiler, ziehen Rückläufer mühevolle Handarbeit nach sich und verursachen zusätzliche Kosten.

Werden wichtige Informationen wie Vertragsänderungen per Mail versendet, ist die manuelle Nachbearbeitung bei unzustellbaren E-Mails allerdings nicht nur teuer, sondern auch sehr dringend, weil es um zeitkritische Entscheidungen bzw. das Einhalten von Fristen gehen kann. Schlimmstenfalls muss ein Versand auf dem Postweg erfolgen – und damit einhergehend entstehen weitere Folgekosten durch Material und Porto. Dieses Szenario dürften momentan einige Energieversorgungsunternehmen deutlich spüren. Rund um die Gas- und Wärmepreisbremse etwa erwarten Kunden, sowohl Geschäfts- als auch Privatkunden, von ihrem Energieanbieter entsprechende, umfassende und tagesaktuelle Informationen. „Mail Delivery System – Undelivered mail return to sender“ ist da kein akzeptables Ergebnis. Wie bei postalischen Adressdaten auch ist hier die Anzahl der Rückläufer ein Indiz für das Niveau der Datenqualität.
 

Doch wie lassen sich falsche E-Mail-Adressen vermeiden? Mit einer E-Mail-Validierung!

Die E-Mail-Validierung ist ein Verfahren, das prüft, ob eine E-Mail-Adresse zustellbar und gültig ist. Am besten geschieht eine Prüfung bereits beim Erfassen der E-Mail-Adresse. Unabhängig davon, ob die Kunden selbst ihre Adresse in einem Formular eintragen oder das intern im Kundenservice, im ERP-System oder im Verkaufsgespräch passiert. Hier entstehen am schnellsten Fehler – .com statt .de, Punkt statt Unterstrich (oder war es der Bindestrich?) und dann noch ein unbekannter Name des E-Mail-Providers, schon ist die E-Mail-Adresse fehlerhaft im System, der Datensatz falsch und als Dublette angelegt.

Für Energieversorgungsunternehmen, die mit vielen Akteuren und Sparten arbeiten, mit Privat- und Geschäftskunden, Behörden, städtischen Betrieben und Dienstleistern, ist die Pflege der Kundendaten eine Mammutaufgabe, besonders auch deshalb, weil die Daten oft verteilt in zahlreichen Umsystemen liegen. Einzelne Personen haben etwa unterschiedliche Verträge für die Bezüge von Strom und Gas, betreiben gleichzeitig eine Wallbox für das Elektroauto und die Photovoltaikanlage auf dem Balkon oder Dach. Damit hier auch nur eine einzige digitale Identität hinter der einzelnen Person steht, ist ein konstanter Abgleich über alle Umsysteme hinweg absolut wichtig, etwa per Customer Data Hub. Und wenn jemand an einer Stelle des Systems eine Änderung im Datensatz vornimmt, muss diese auch in alle Umsysteme hineinreichen. Nur so können Unternehmen redundante und fehlerhafte Datensätze vermeiden.

Echtzeit-Prüfung auf Gültigkeit

Zurück zur Eingabe der E-Mail-Adresse. Wie kann eine E-Mail-Validierung die Eingabe falscher E-Mail-Adressen verhindern? Sie prüft in Echtzeit während des Eingabeprozesses auf die Mailbox-Erkennung, prüft die Syntax und die Rechtschreibung nach RFC-Norm genauso wie die Domäne. Es geht also um die Frage, ob eine Nachricht korrekt und vollständig an die E-Mail-Adresse geschickt werden kann oder nicht. Die Prüfung der E-Mail-Adresse an dieser Stelle einzurichten, ist in jedem Fall günstiger als die aufwändige Nacharbeit mit Postversand. So ist sichergestellt, dass nur gültige E-Mail-Adressen ins System kommen.

Positiver Nebeneffekt: Die E-Mail-Validierung erkennt auch Bots, Spam- und Wegwerf-Adressen. Das spart noch einmal zusätzlichen Aufwand, denn so erfolgen keine Aussendungen mehr an unerwünschte Freemail-Anbieter oder Gruppenadressen.

Datenqualität sorgt für Kundenzufriedenheit

Auch langfristig zahlt es sich aus, auf eine E-Mail-Validierung und damit auf eine hohe Datenqualität bei Kunden- und Geschäftspartnerdaten zu setzen. Nicht nur laufen Marketingkampagnen und Informationen nicht mehr ins Leere. Mit einer besseren Zustellrate erhöht sich die Konversionsrate. Unternehmen gewinnen in Sachen Kundenzufriedenheit, stärken die Kundenbindung und ihre Reputation, wenn Mails problemlos beim Adressaten ankommen. Zunehmend wichtig wird auch der Nachhaltigkeitsaspekt. Fehlerhafte oder redundante Daten erzeugen Datenmüll, der Energie kostet – genau wie ein nachträglicher Versand von Papierpost.

Ab welchem Punkt haben Energieversorger ein Datenqualitätsproblem? Wann ist der Punkt erreicht, an dem gehandelt werden muss und Optimierungsmaßnahmen zur Verbesserung der Datenqualität ergriffen werden müssen? Oft ist auf den ersten Blick nicht erkennbar, ob eine Adresse postalisch korrekt oder falsch ist.