Namensanalyse – So vermeiden Sie zuverlässig Fettnäpfchen bei der Adressierung
Eine postalische Adresse besteht in der Regel aus Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort. Sie beschreibt die räumliche Komponente, wohin eine Sendung geht. Doch an welche Person richtet sich eine Sendung oder Lieferung? Das ist die personenbezogene Komponente, der Name mit allen Ergänzungen und Zusätzen, die sich je nach Land in Position und Ausprägung unterscheiden können. Erst beide Bestandteile zusammen ergeben eine vollständige Anschrift. Gerade bei der personenbezogenen Komponente mit Vor- und Nachnamen, vielleicht Adels- und akademischen Titeln, kann viel schieflaufen. Was sich bemerkenswert negativ auf die Customer Experience auswirkt. Wer möchte schon gerne falsch angesprochen werden? Eine Namensanalyse sorgt im ganzheitlichen Datenqualitätsmanagement für Klarheit und Sicherheit. Welches ist der Vor-, welches der Nachname? Welche Anrede passt zum Vornamen? Welche Titel sind an welcher Stelle im Namen zu berücksichtigen? Wie lautet der Anredeschlüssel?
Einer effizienten, den heutigen, vor allem digitalen Anforderungen entsprechenden Adressverwaltung wird zunehmend erhöhte Aufmerksamkeit gewidmet. Besonders die selektionsgerechte Speicherung aller Adresselemente gewinnt an Bedeutung. Das hat verschiedene Gründe. Denn
- je mehr personalisierte Korrespondenz abgewickelt wird,
- je häufiger die nicht-strukturierte Adresserfassung die rationellste Bearbeitung der Namensfelder darstellt,
- je öfter das Erscheinungsbild der Adressen wechselnden Anforderungen und Bedingungen angepasst werden muss,
- und je mehr man danach strebt, eine möglichst weitgehende Individualisierungsstufe in der Adresse zu erreichen,
desto zwingender wird die Notwendigkeit der genauen Kenntnis über die Position und Bedeutung eines jeden Elements im Namensbereich.
Daraus folgt die Forderung nach einem einheitlich strukturierten und normierten Adressbestand, der eine feste Reihenfolge der Elemente einer Namenszeile gewährleistet. Aus dieser Zielsetzung heraus sollte – nach einer einmal vorgenommenen Adressnormierung – das Pflegesystem einer Adressendatenbank in der Lage sein, eine Analyse bzw. Positionierung der Namenselemente beim Update durchzuführen und maschinell den richtigen Anredeschlüssel zuzuordnen.
Dafür ist die Namensanalyse eine spezifische Aufgabe aus dem Datenqualitätsmanagement. Sie zielt darauf ab, die Qualität von Namen in einer Datenbank oder einem Datensatz zu prüfen und zu verbessern. Namen sollen konsistent, korrekt geschrieben, gültig und gemäß geltenden Standards und Regeln formatiert sein. Dazu muss die exakte Position und Bedeutung eines jeden Namenselements innerhalb eines Datensatzes durch Analyse, Verifizierung und ggfs. (Re-)Positionierung erkannt und bestimmt werden.
So analysiert und formatiert die Namensanalyse kontextsensitiv die Namensbestandteile Ihrer Kundendaten. Die Namenszeile einer Adresse wird geprüft und in ihre einzelnen Bestandteile aufgeteilt wie Name, Vorname, Titel, Ermittlung der Anredeschlüssel, Vorsatzwörter, Nachsatzwörter. Zeilen, die Informationen mehrerer Personen beinhalten, werden in einzelne Zeilen aufgeteilt. Firmen- oder Institutionsadressen sowie Muster, die nicht zu den Namensinformationen gehören, wie etwa eine Kundennummer oder Bearbeitungshinweise, werden identifiziert und isoliert bereitgestellt.
Anschaulich im Beispiel – gewusst wie
Im Rahmen des Datenqualitätsmanagements umfasst die Namensanalyse typische Schritte, bei denen beispielsweise Rechtschreibfehler korrigiert, Namensformate vereinheitlicht und unerwünschte Zeichen bereinigt werden, um eine konsistente und hochwertige Namensdatenbank zu erhalten wie etwa:
Konsistenzprüfung und Formatierung
Vorher: max Mustermann
Nachher: Max Mustermann
Bereinigung von Sonderzeichen und Spezialzeichen
Vorher: Mueller
Nachher: Müller
Erkennung von Vorsatzwörtern
z. B. von, van den, van het, della
Erkennung von Nachsatzwörtern
z. B. sen. (Senior), jun. (Junior)
Namenszusätze
z. B. MdB (Mitglied des Deutschen Bundestages), MdL (Mitglied des Landtages), RA (Rechtsanwalt), MBA (Master of Business Administration), B. Sc. (Bachelor of Science)
Adelstitel
z. B. Graf, Gräfin, Baron, Baronin
Akademische Titel
z. B. Dr. (Doktor), Prof. (Professor), Mag. (Magister – AT)
Gerade bei Adelstiteln sowie akademischen Graden muss eine Namensanalyse in der Lage sein, die korrekte Position eines solchen Zusatzes im Namen auszugeben. Ebenso ist zu berücksichtigen, dass es von Land zu Land unterschiedliche Elemente gibt, die unter Umständen auch nicht immer an der gleichen Position stehen müssen. So ist etwa der akademische Titel ‚Magister‘ dem österreichischen Raum zuzuordnen, wird üblicherweise mit ‚Mag.‘ abgekürzt und steht vor dem Vornamen. Adelstitel in Frankreich lautet zum Beispiel ‚Duc‘ für ‚Herzog‘ oder ‚Marquis‘ für ‚Markgraf‘.
Kleine Ursache, große Wirkung
Obwohl der Name in und mit all seinen Facetten nur ein Teil einer kompletten Anschrift ist, können Fehler hier durchaus große Auswirkungen haben. Sie reichen von der Nicht-Zustellung (weil etwa die Person falsch genannt ist) bis hin zu Verärgerung über einen falsch zusammengesetzten Namen oder eine Anrede, die nicht dem Geschlecht entspricht. Insofern ist eine Namensanalyse ein unverzichtbarer Bestandteil für eine korrekte, personalisierte Adressierung, die korrekte Verarbeitung von Namensinformationen in verschiedensten kundennahen Prozessen sowie für die Identifikation und die Bereinigung von Dubletten.
Werden Namen und Namensbestandteil im Datenqualitätsmanagement professionell gepflegt, winken zahlreiche Vorteile, die den Einsatz eines solchen Tools mehr als rechtfertigen:
Verbesserte Datenqualität und Genauigkeit
Namen sind konsistent, korrekt geschrieben und formatiert. Jeder Bestandteil ist an seinem richtigen Platz. Dies führt zu präzisen Daten, die wiederum das Erkennen von Dubletten erleichtern.
Kundenzentrierte Ansprache
Eine präzise Namensanalyse ermöglicht eine personalisierte Kundenansprache. Korrekt geschriebene und formatierte Namen tragen dazu bei, eine respektvolle und individuelle Kundenkommunikation zu gewährleisten, was sich positiv auf die Kundenzufriedenheit auswirkt.
Schaffung von Voraussetzungen zur Dublettenbereinigung
Indem alle Bestandteile eines Namens korrekt positioniert werden, hilft eine Namensanalyse dabei, wichtige Voraussetzungen für die Dublettenbereinigung zu schaffen. Dies wiederum wirkt sich insgesamt positiv auf die Duplizierung und damit die Datenqualität als Ganzes aus.
Bessere Effizienz und Kostenersparnis
Manuelle Eingriffe und Korrekten in die Daten werden reduziert. Dadurch können Arbeitszeit und Kosten gespart werden, da weniger Ressourcen für die Fehlerbereinigung aufgewendet werden müssen.
Einheitliche Datenbankpflege und -verwaltung
Eine Namensanalyse fördert eine standardisierte Datenbankpflege, die die Verwaltung und Aktualisierung von Daten erleichtert. Dies unterstützt, unabhängig von der Größe der Datenbank, ihre Aktualisierung und Pflege.
Wichtiger Baustein im ganzheitlichen Datenqualitätsmanagement
Wer mit vollständig optimierten Adressen arbeiten möchte, wird in keinem Fall an einer Namensanalyse vorbeikommen. Gerade bei der Fähigkeit, selbst komplexe Namenskonstruktionen, korrekt abzubilden, trennt sich die Spreu vom Weizen. Vor allem Privatpersonen achten besonders auf die richtige Schreibweise ihres Namens. Denn ein Name mit all seinen Zusätzen, Vor- und Nachsatzwörtern und Titeln ist für jeden einzelnen etwas sehr Persönliches.
Mit den Data Quality Lösungen von Uniserv im Allgemeinen und der Namensanalyse im Besonderen haben Sie hier eine intelligente, weil kontextsensitive Unterstützung, mit der Sie die Qualität Ihrer Kundenadressen nochmals signifikant steigern.
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