Entreprise Carrière Support Newsletter

Contact

Success Story

Gelsenwasser AG

Considérer les données de base comme un bien précieux – pas de doublons autorisés: chaque partenaire commercial est unique dans le système SAP

Objectif systémique: chaque enregistrement de données de base ne doit exister qu'une seule fois dans le système SAP
Uniserv Identity for SAP S/4HANA® et DQ Steward SAP comme solutions préliminaires
Une qualité élevée des données de base augmente l'efficacité des processus en aval

Story

Gelsenwasser migre vers SAP S/4HANA®. La migration s'effectue selon une approche Brownfield (conversion du système). Étant donné que de très nombreuses données, y compris historiques, sont transférées, des doublons apparaissent au niveau des entités créanciers et débiteurs. Conformément à l'objectif fixé, ces doublons de partenaires commerciaux doivent être identifiés et supprimés.

Solution

Gelsenwasser clarifie les exigences lors d'ateliers et lance Identity for SAP S/4HANA® pour un contrôle des doublons tolérant aux erreurs. Le nettoyage des doublons étant un projet à long terme, DQ Steward SAP complète la boîte à outils : Identity identifie les doublons dans les processus opérationnels, tandis que DQ Steward SAP les identifie dans les nettoyages automatisés des stocks.

Success

Gelsenwasser transforme l'identification et la suppression des doublons en un processus continu et automatisé. La qualité des données de base affecte tous les processus en aval, tels que la création de relevés de solde uniques et l'introduction de l'obligation de facturation électronique B2B. Le gain de temps est considérable lors de la création ou de la modification d'un partenaire commercial.

« Outre les excellentes solutions, c'est aussi et surtout le facteur humain qui rend la collaboration avec Uniserv si précieuse. »

Eric Tüshaus, chef du service Comptabilité auxiliaire chez Gelsenwasser

« Outre les excellentes solutions, c'est aussi et surtout le facteur humain qui rend la collaboration avec Uniserv si précieuse. »

Eric Tüshaus, chef du service Comptabilité auxiliaire chez Gelsenwasser

Gelsenwasser migre vers SAP S/4HANA®.

#STORY

Le système central comprend la gestion complète des partenaires commerciaux. Cela inclut tout ce qui concerne la création et la modification des partenaires commerciaux dans SAP S/4HANA®, en particulier le département de la comptabilité auxiliaire des comptes fournisseurs et clients, ainsi que l'ensemble des opérations de paiement.

La migration des données suit l'approche selon laquelle les données de base sont un bien précieux. Chaque partenaire commercial ne peut être présent qu'une seule fois dans le système. Cette approche fait référence au nouveau modèle de données de la base centrale des partenaires commerciaux que SAP introduit avec SAP S/4HANA®. Chaque partenaire commercial peut avoir différents rôles, qui sont conservés en tant qu'entités indépendantes dans la base centrale des partenaires. Ces rôles peuvent être ceux de débiteur, de créancier, de client ou de fournisseur. Eric Tüshaus, chef du service Comptabilité auxiliaire chez Gelsenwasser, résume : « Nous sommes conscients que notre objectif n'est pas l'approche la plus simple. Mais c'est la voie que nous avons choisie. Tout le reste serait sans conviction et n'aurait aucun sens. »

Conformément à l'approche choisie, selon laquelle les données de base sont un bien précieux, l'objectif déclaré depuis le début du projet est de maintenir la qualité des données à un niveau élevé :

Il ne doit pas y avoir de doublons.
Tous les nettoyages doivent être effectués directement dans SAP.
Une attention particulière est accordée à la relation débiteur-créditeur.

Cependant, après la migration vers SAP S/4HANA®, de nombreuses données de base sont présentes en double dans le système. Beaucoup de choses auraient dû être nettoyées avant la migration des données. Mais afin de respecter le calendrier de la migration globale, les données ont été migrées sans modification pour la plupart. Les doublons qui en résultent sont en contradiction avec l'approche choisie, selon laquelle chaque partenaire commercial ne doit être présent qu'une seule fois dans le système.

« Il est important d'avoir le courage de chercher une solution et de l'aide. Cela ne peut pas se faire manuellement. »

Eric Tüshaus, chef du service Comptabilité auxiliaire chez Gelsenwasser

Cette situation a donné le coup d'envoi à la recherche d'une solution qui empêche activement la réapparition de doublons dans le nouveau système SAP S/4HANA® ; de plus, l'ensemble du système doit être nettoyé. Eric Tüshaus ajoute : « Nous avons vu dans le passage à SAP S/4HANA® l'occasion d'améliorer la qualité des données de base conformément à notre objectif. Nous avons saisi cette opportunité. Nous activons ainsi le potentiel que recèlent les données. »

Source de l'image : Gelsenwasser

Une recherche dans le répertoire des solutions certifiées SAP a permis aux décideurs de Gelsenwasser de découvrir Uniserv Identity for SAP S/4HANA®.

#SOLUTION

Ce service léger et sans état, certifié SAP, fonctionne via l'intégration Fiori ou de manière classique via SAP-GUI, entièrement intégré à SAP S/4HANA®. Uniserv Identity for SAP S/4HANA® identifie les doublons de partenaires commerciaux pendant le déroulement des processus dans les cas d'utilisation centraux de recherche tolérante aux erreurs et de création ou de modification de partenaires commerciaux. Pour ce faire, Uniserv Identity for SAP S/4HANA® s'appuie sur les résultats de la recherche floue HANA® et condense la liste des doublons pour ne retenir que les résultats les plus pertinents ; en mode expert, avec une justification précise pour chaque résultat. Cela réduit le temps nécessaire au traitement de chaque doublon et augmente la productivité grâce à une plus grande efficacité.

Après une préparation concise, Gelsenwasser met en production Identity for SAP S/4HANA®. Cette mise en production est précédée d'un POC et de divers ateliers. Les exigences et les besoins de Gelsenwasser sont enregistrés de manière concrète et soumis à un examen critique. Les exigences sont notamment les suivantes :

Ajout de l'IBAN et du numéro d'identification fiscale comme critères directs pour la vérification des doublons (Direct Match).
Liste des rôles : quels sont les rôles d'un partenaire commercial lorsqu'un doublon est trouvé ?

Eric Tüshaus se montre particulièrement satisfait de cette phase initiale de la collaboration : les exigences ont été prises au sérieux, les réflexions ont été menées conjointement, le travail s'est fait d’égal è égal, les questions ont été posées et la solution optimale a été trouvée ensemble ! Il ajoute : « Nous avons travaillé avec une précision quasi scientifique, jusque dans les moindres détails. Cela a toujours été très professionnel, du conseil à la mise en œuvre. »

Cependant, comme plusieurs rôles doivent être attribués à un partenaire commercial, tous les partenaires commerciaux doivent être examinés.

La règle est la correspondance parfaite des numéros : le numéro de partenaire commercial doit être le même pour tous les rôles.

Le traitement des doublons étant fastidieux, les personnes concernées comprennent rapidement qu'une action ponctuelle ne suffira pas. Une solution à long terme avec un haut degré d'automatisation est nécessaire. C'est pourquoi Gelsenwasser opte également pour Uniserv DQ Steward SAP.

DQ Steward SAP est une solution intégrée à SAP qui prend en charge les processus de nettoyage des données relatives aux partenaires commerciaux, aux débiteurs et aux créanciers. Ces processus de nettoyage consistent à marquer les doublons détectés, à corriger les erreurs d'adresse et à importer des listes externes pour la création de nouvelles entrées. Les processus prennent la forme de nettoyages continus, de migrations ou de nettoyages ponctuels en amont d'un projet DQ. Ils sont traités projet par projet. Selon les spécifications, un contrôle automatique est effectué, généralement à partir d'une vérification des adresses et des doublons. Un contrôle manuel peut ensuite être effectué en option.

DQ Steward SAP permet d'effectuer des nettoyages périodiques des stocks, tandis qu'Uniserv Identity for SAP S/4HANA® couvre le nettoyage des doublons pendant le fonctionnement. « Identity for SAP S/4HANA® montre sans concession tous les doublons dans les activités quotidiennes. Il était donc logique de passer à DQ Steward SAP afin d'automatiser autant que possible l'ensemble du stock pour supprimer les doublons », explique Eric Tüshaus.

« Si les erreurs dans les données ne sont pas corrigées avant la migration, il faut malheureusement le faire après coup. »

Eric Tüshaus, chef du service Comptabilité auxiliaire chez Gelsenwasser

Tous les participants au projet Gelsenwasser accordent une grande importance à la transparence.

#SUCCESS

Conformément à l'objectif selon lequel chaque partenaire commercial ne doit être présent qu'une seule fois dans SAP S/4HANA® et que les données de base sont un bien précieux, la migration vers SAP S/4HANA® est l'occasion d'aborder de manière stratégique et de résoudre définitivement le problème des doublons.

Le nettoyage de l'ensemble des données pour supprimer les doublons s'apparente à un marathon. Sa durée est considérablement réduite grâce au passage d'un processus manuel à un processus désormais largement automatisé. Selon Eric Tüshaus, l'utilisation d'Identity for SAP S/4HANA® permet de gagner un temps considérable dans les cas d'utilisation courants tels que la création, la modification ou la recherche d'un partenaire commercial. « Je soutiens ce produit et j'en suis convaincu. »

Le nettoyage complet de la base de données est le facteur principal pour atteindre l'objectif visé : avec des données de base propres dans le domaine des créanciers, il est par exemple possible de procéder à des traitements en arrière-plan. Il s'agit de traitements automatisés sans intervention manuelle. Des données de base propres sont également une condition préalable à l'automatisation d'autres processus, tels que la taxation électronique du chiffre d'affaires dans le cadre des directives européennes.

Uniserv Identity for SAP S/4HANA® et DQ Steward SAP sont des solutions préparatoires à cet effet. Le Grand livre et le livre auxiliaire sont tenus à jour en ce qui concerne les données de base. Par exemple : des confirmations de solde uniques sont envoyées dans le B2B. Si un partenaire commercial est enregistré deux fois, les soldes ne peuvent être rapprochés qu'au prix d'un effort supplémentaire.

Source de l'image : Gelsenwasser

« Les effets monétaires liés aux gains de productivité se manifestent principalement dans les processus en aval ! »

Eric Tüshaus, chef du service Comptabilité auxiliaire chez Gelsenwasser

Source de l'image : Gelsenwasser

Des données de base fiables entraînent automatiquement des gains d'efficacité et donc de productivité qui sont évolutifs. Les effets monétaires se manifestent notamment dans les processus en aval, où ces données de base bien entretenues sont nécessaires.

Il ne faut pas sous-estimer les effets positifs de données de base propres sur l'image de l'entreprise. Dans le domaine B2B en particulier, la clarté d'un partenaire commercial est un critère de réussite qui inspire confiance. « En tant qu'entreprise de services publics, nous devons disposer de données de base propres. Il s'agit d'un critère de qualité décisif, d'une grande importance pour notre image et notre ambition de nous améliorer chaque jour un peu plus », explique Eric Tüshaus.

L'objectif déclaré est de nettoyer l'ensemble du stock et de réduire le taux de doublons à près de zéro. Il y aura toujours un certain nombre d'enregistrements en double ou multiples, ne serait-ce que parce que le stock est en constante évolution. D'autres services traitent également des données ou transfèrent de nouvelles données dans le système. Il existe également des doublons dits « volontaires », par exemple lorsqu'un partenaire commercial doit être créé deux fois pour des raisons techniques. Cependant, pour la performance globale d'un système avec les processus en aval connectés, il y a une différence significative entre un taux de doublons de 5 ou 10 % et un taux de seulement 1 % ou moins.

Eric Tüshaus se montre très satisfait des résultats obtenus jusqu'à présent dans le cadre de la collaboration avec les experts en données clients d'Uniserv et souligne, outre la qualité des solutions, le soutien partenarial apporté par les experts en données clients d'Uniserv : « Outre les excellentes solutions, c'est aussi et surtout le facteur humain qui rend la collaboration avec Uniserv si précieuse. »

À propos de GELSENWASSER AG

Surnommée « l'équipe bleu-vert », GELSENWASSER AG est une entreprise allemande cotée en bourse spécialisée dans les infrastructures et l'approvisionnement. Outre l'approvisionnement en eau, en gaz et en électricité ainsi que l'évacuation des eaux usées, ses domaines d'activité comprennent également des services liés aux infrastructures, à l'économie circulaire, aux énergies renouvelables, aux réseaux numériques et aux concepts de quartier. Toutes ses activités et tous ses projets sont axés sur la durabilité. Cela concerne non seulement les activités quotidiennes, mais aussi la culture d'entreprise et les solutions B2B. Avec plus de 1 800 employés, Gelsenwasser a réalisé un chiffre d'affaires annuel d'environ 2 960 millions d'euros en 2024. Pour plus d'informations, consultez le site www.gelsenwasser.de.

Nous sommes à votre disposition.

Contactez-nous via le formulaire ou appelez-nous directement.

+33 1 44 90 90 60

Cela pourrait aussi vous intéresser :

Validation postale

Vérifiez, corrigez et actualisez les adresses postales de vos clients et prospects, à l'échelle internationale, avec une tolérance aux erreurs et des bases de connaissances spécifiques à chaque pays, afin que vos envois atteignent en toute fiabilité leurs destinataires où qu'ils se trouvent.

Data Quality Hub

Des données optimisées en termes de qualité sont une condition essentielle à la réussite de votre entreprise. Vous devez donc comprendre, entretenir, protéger et surveiller vos données à toutes les étapes de leur cycle de vie.

Master Data Management

Accordez dès le départ à vos données de référence clients le soin et l'attention nécessaires : elles doivent être actualisées, correctes, complètes, claires et disponibles de manière centralisée ! Car c'est la qualité qui détermine l'efficacité des processus de données clients.