Comment une entreprise peut-elle intégrer durablement la conformité dans ses processus ?

La conformité ne doit pas être considérée comme une obligation isolée, mais comme une partie intégrante de tous les processus commerciaux. Cela passe par une étroite interaction avec la stratégie informatique, des mécanismes de contrôle automatisés et une mesure continue des résultats. À long terme, les entreprises bénéficient de structures claires, d'une réduction des risques et d'une meilleure qualité des données.

Quelles technologies facilitent le respect des exigences de conformité ?

Les technologies modernes telles que les outils de gouvernance des données, l'intelligence artificielle (IA) et les solutions d'automatisation contribuent à respecter efficacement les exigences de conformité. Il convient en outre d'utiliser des solutions logicielles spécialisées pour la gestion des données clients. Elles permettent une gestion structurée des données, améliorent leur qualité et minimisent les risques. Les logiciels de surveillance, en particulier, peuvent détecter les anomalies et émettre des alertes en temps utile, afin que les entreprises puissent réagir rapidement.

À quelle fréquence les mesures de conformité doivent-elles être vérifiées et mises à jour ?

Les mesures de conformité doivent être régulièrement contrôlées et adaptées aux nouvelles exigences légales ou aux évolutions de l'entreprise. Il est recommandé de procéder à une évaluation complète au moins une fois par an. Toutefois, en cas de modifications réglementaires ou d'ajustements internes, les processus doivent être révisés immédiatement. Une surveillance continue permet d'identifier rapidement les besoins d'optimisation.

Quelles sont les conséquences en cas de non-respect des règles de conformité ?

Le non-respect des règles de conformité peut entraîner des amendes élevées, nuire à la réputation et, dans les cas graves, avoir des conséquences pénales pour les responsables. Les entreprises risquent également de perdre la confiance de leurs clients et partenaires commerciaux. La mise en œuvre systématique de mesures de conformité minimise ces risques et renforce la compétitivité à long terme.

Quel rôle joue la direction de l'entreprise dans la conformité ?

La direction de l'entreprise assume une responsabilité centrale dans le respect des directives de conformité. Elle doit définir des valeurs et des directives claires, promouvoir une culture de la conformité et veiller à ce que les collaborateurs soient formés en conséquence. Sans l'engagement de la direction, la conformité reste souvent une exigence purement formelle sans effet durable.

Comment sensibiliser les collaborateurs à la question de la conformité ?

La formation des collaborateurs, des directives claires et une culture de communication ouverte sont essentiels. Des exemples pratiques et des formations interactives contribuent à renforcer la sensibilisation aux exigences en matière de conformité. Des processus simples et compréhensibles ainsi qu'un interlocuteur unique pour les questions ou les incertitudes favorisent également l'acceptation dans le quotidien professionnel.

Comment une entreprise peut-elle s'assurer qu'elle respecte toutes les exigences de conformité pertinentes ?

La conformité ne doit pas être considérée comme une obligation isolée, mais comme une partie intégrante de tous les processus commerciaux. Cela passe par une étroite interaction avec la stratégie informatique, des mécanismes de contrôle automatisés et une mesure continue des résultats. À long terme, les entreprises bénéficient de structures claires, d'une réduction des risques et d'une meilleure qualité des données.

Compliance appliquée justement

Quiconque travaille avec des données à caractère personnel doit respecter de nombreuses lois et règles.

La gestion de la conformité, ou Compliance, aide à relever le défi que représente le respect des directives internes, propres à l'entreprise et autodéclarées, ainsi que des dispositions légales relatives à l'utilisation des données dans les domaines d'activité concernés. Pour que cela fonctionne, il est essentiel de disposer de données clients de haute qualité.

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Quelle est la définition de la Compliance ?

Le terme « Compliance » ou « conformité » désigne le respect des dispositions légales, des directives internes et des normes éthiques par une entreprise. Certaines sont imposées de l'extérieur, par exemple par le législateur. D'autres sont adoptées par les entreprises elles-mêmes, à titre d'engagement volontaire.

La conformité revêt une importance capitale dans le monde moderne des entreprises, en particulier lorsqu'il s'agit de la gestion et de l'utilisation des données des clients et des prospects. À l'ère des lois strictes sur la protection des données, telles que le règlement général sur la protection des données, les entreprises sont confrontées au défi de maintenir leurs données non seulement conformes à la loi, mais aussi de haute qualité. Mais pourquoi la qualité des données est-elle si importante pour la conformité, quels sont les risques liés à un manque d'hygiène des données et quels sont les avantages d'une conformité stratégique en matière de qualité des données ?

Sommaire

Protection des données importante pour la conformité

Dans le contexte de la protection des données des clients et des prospects, la conformité englobe par exemple le RGPD dans l'UE ou le CCPA (California Consumer Privacy Act) aux États-Unis. Les entreprises sont tenues de traiter les données à caractère personnel de manière correcte, sécurisée et proportionnée. Il existe en outre d'autres réglementations que les entreprises doivent respecter en fonction de leur secteur d'activité.

Autres bases juridiques relatives aux exigences de conformité :

Loi sur le blanchiment d'argent :
La loi sur la prévention du blanchiment d'argent (Anti-Geldwäschegesetz) régit différentes obligations de diligence que les entités assujetties doivent respecter et mettre en œuvre au sein de leur entreprise et vis-à-vis de leurs clients. La lutte contre le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme sont l'objectif premier de ces obligations de diligence.
Comparaison avec les listes de sanctions :
Les entreprises sont légalement tenues de vérifier, en se référant à des listes de sanctions, qu'elles n'entretiennent aucune relation commerciale avec des personnes, organisations ou pays faisant l'objet de sanctions.
Directives BaFin :
Les directives de la BaFin sont des prescriptions réglementaires destinées aux banques et aux prestataires de services financiers en Allemagne, notamment en matière de prévention des risques.
DORA :
Avec la loi sur la résilience opérationnelle numérique, l'UE oblige les entreprises à renforcer leur résilience numérique.
Loi sur la chaîne d'approvisionnement :
la loi sur le devoir de diligence dans la chaîne d'approvisionnement régit la responsabilité des entreprises en matière de respect des droits de l'homme dans les chaînes d'approvisionnement mondiales. Cela comprend, par exemple, la protection contre le travail des enfants, le droit à un salaire équitable et la protection de l'environnement.

"Des données clients consolidées et de haute qualité constituent un élément essentiel pour garantir le respect des règles de conformité."

Sebastian Krebs, Head of Customer Success chez Uniserv

"Des données clients consolidées et de haute qualité constituent un élément essentiel pour garantir le respect des règles de conformité."

Sebastian Krebs, Head of Customer Success chez Uniserv

Pourquoi la conformité est-elle importante ?

Les lois et les directives sont des bases juridiques contraignantes qui doivent être respectées. La conformité aux règles est essentielle à la réussite des entreprises. La prévention contre le blanchiment d'argent, par exemple, est obligatoire. Une violation des règles de conformité peut avoir de graves conséquences :

Des sanctions élevées : en cas de violation du RGPD, par exemple, des amendes très élevées peuvent être infligées par les autorités de contrôle. Dans le secteur bancaire, c'est la BaFin (Autorité fédérale allemande de surveillance financière) qui est chargée de la prévention du blanchiment d'argent.

Atteinte à la réputation : la confiance des clients peut être durablement compromise par des violations de la protection des données. Cela peut même menacer l'existence d'une entreprise si de plus en plus de clients la quittent.

Conséquences juridiques : les entreprises s'exposent à des poursuites judiciaires de la part d'organisations de protection des consommateurs et des personnes concernées. Dans le domaine du RGPD en particulier, le législateur renforce considérablement les droits des personnes concernées.

Comment la conformité est-elle instaurée ?

La conformité résulte en principe de la combinaison d'exigences légales, de normes spécifiques à un secteur et de directives internes à l'entreprise pour une gestion responsable. Une mise en œuvre réussie signifie garantir le respect des exigences et se prémunir contre les infractions. Cela nécessite :

Des processus définis

Des directives claires

Des solutions techniques

La formation des collaborateurs

Dans le contexte de la conformité, les données des clients et des prospects sont souvent concernées. Il est donc essentiel pour la réussite de disposer de ces données sous une forme appropriée, c'est-à-dire actualisée, complètes, claires, correctes et consolidées.

Quelle est l'importance de données de haute qualité ?

Pour garantir la conformité, il est nécessaire de disposer de données clients de qualité adéquate. Comment identifier correctement un client si l'on ne sait pas s'il existe en double ou plusieurs fois dans le système, si son adresse est correcte ou s'il utilise plusieurs identités numériques ? Même les meilleurs processus et directives ne peuvent fonctionner dans ces conditions. Des erreurs surviennent alors, qui empêchent le respect de la loi sur le blanchiment d'argent ou des listes de sanctions, par exemple. Des données de haute qualité sont donc la base d'un travail conforme à la conformité.

Souvent, une prévention insuffisante des risques et une gestion déficiente des données sont à l'origine de violations de la conformité. Un travail minutieux et précis est ici nécessaire, car les erreurs, voire les tentatives de fraude, se cachent souvent dans les détails. Les données à risque se cachent par exemple dans les données d'adresse individuelles, dans le nom ou dans d'autres champs, tels que le motif d'un virement bancaire. Le maintien de données exemptes d'erreurs, à jour et de haute qualité est une condition préalable à une conformité des données rigoureuse. Le respect de toutes les exigences en temps réel est complexe. La fusion de bases de données externes dans un système existant, par exemple dans le cadre d'une fusion, constitue un défi particulier et une source fréquente d'erreurs. Dans ce cas, il convient d'accorder une attention particulière au respect des exigences lors du processus de migration.

Une mauvaise qualité des données peut également entraîner des fausses alertes. Dans le cas d'un « faux positif », un fichier erroné déclenche par erreur l'arrêt d'une transaction. Cela entraîne des retards et un surcroît de travail pour la vérification et la validation. Les clients réagissent alors avec irritation ou inquiétude.

Avec Uniserv, vous maîtrisez votre conformité dans les scénarios centraux :

Pourquoi les entreprises devraient-elles choisir Uniserv pour garantir leur conformité ?

Tout simplement parce que chez Uniserv, nous sommes les experts en données clients. Nous avons déjà permis à bon nombre de nos clients de garantir leur conformité sectorielle afin d'éviter des amendes élevées et une atteinte à leur image. Car les données sont notre métier. Plus encore, nous aimons les données. C'est dans notre ADN depuis la création de notre entreprise il y a plus de 50 ans. Et grâce à nos nombreux projets, nous savons exactement ce que cela signifie lorsque les données et les informations ne sont pas disponibles dans une qualité conforme à la réglementation.

C'est pourquoi nous apportons notre expertise en matière de données dans le processus de conformité. Valider les données, identifier les bons interlocuteurs, comparer les listes de sanctions et, grâce à ces données valides, concevoir des processus de conformité efficaces et juridiquement sûrs, telle est notre compétence clé. Voici ce que vous pouvez attendre de nous :