Case Study Maschinenbau
Ineffizienz kostet nicht nur Marge
Wie zentrale Datenqualität den Vertriebsprozess transformiert und optimiert
Diese Case Study zeigt wie Maschinenbaukonzerne mittels Datenqualitätsmaßnahmen eine konsolidierte Datenbasis schaffen. So können im Vertriebsprozess durch Produktivitätssteigerungen messbare Zeitgewinne realisiert werden, wodurch die Marge nachweislich steigt.
Heterogene Datenlandschaft bremst Effizienz und Innovation
#STORY
Ein international agierender Maschinenbaukonzern mit sehr vielen Landesorganisationen verwaltet konzernweit eine sechsstellige Zahl von Kunden‑ und Geschäftspartnerdaten in voneinander getrennten, historisch gewachsenen Systemen. Unterschiedliche CRM-Systeme, lokale Datenhaltungen und fehlende Qualitätsstandards führen zu fragmentierten, redundanten und häufig fehlerhaften Datensätzen.
Dementsprechend steht der Vertriebsprozess im Fokus der Aufmerksamkeit. Dieser geschäftskritische Ablauf ist verlangsamt, fehleranfällig und ressourcenintensiv. Reaktionszeiten verlängern sich; ein globaler Überblick ist kaum möglich.
Zudem lassen sich Kundenanfragen nur mit hohem Aufwand bearbeiten, und es fehlt eine belastbare, unternehmensweite Datengrundlage auf Basis eines einheitlichen Datenmodells.
Die geplante Einführung eines neuen CRM‑Systems macht die vorhandenen, datenseitigen Qualitätsmängel sichtbar, und erhöht den Druck zur Modernisierung. Gleichzeitg besteht der Wunsch, zur weiteren Produktivitätssteigerung und Margensicherung KI-gestützte Anwendungen einzuführen. Speziell das allerdings ist ein Vorhaben, das ohne valide, konsistente Daten nicht möglich ist.
Die Kausalität, also der Zusammenhang aus Ursache und Wirkung, zeigt klar den Handlungsbedarf und -druck auf, die System- und Datenlandschaft grundlegend zu modernisieren.
Aufbau einer einheitlichen globalen 360 Grad Sicht
Ziel ist daher, eine einheitliche und zentrale 360 Grad Sicht auf Kunden und Geschäftspartner zu schaffen. Diese soll nicht nur Transparenz erzeugen, sondern auch Prozesse vereinfachen und beschleunigen, allen voran den Vertriebsprozess. Zudem soll die Basis für zukünftige Innovationen gelegt werden – insbesondere rund um KI-basierte Services und Automatisierung, durch die zusätzliche Effizienz- und damit Produktivitätspotenziale realisiert werden sollen.
Klare Schwerpunkte sind:
- Reduktion manueller Datenpflege
- Entwicklung und EinfĂĽhrung eines einheitlichen globalen Datenmodells
- Harmonisierung aller Datensätze entlang dieses Datenmodells
- Ablösung überzähliger lokaler Drittsysteme.
- Automatisierte Bereinigung, Validierung und DublettenprĂĽfung
- Beschleunigung des Vertriebsprozesses
- Verlässliches Datenfundament als Grundlage für KI‑basierte Anwendungen
Zentrale Konsolidierung & globaler Rollout
#SOLUTION
Mit einem Proof of Concept (PoC) beginnt der Lösungsweg. Das ist im Kontext von Datenqualität und Datenmanagement ein begrenzter Test, um zu prüfen, ob ein ausgewählter Datenqualitäts-Ansatz, ein Tool oder ein Datenmanagement-Prozess technisch funktioniert und messbare Verbesserungen liefert. Er schafft schnell Klarheit über Aufwand, Nutzen und Skalierbarkeit zukünftiger Datenmanagement-Initiativen. Er liefert dementsprechend harte Fakten für Business- und IT-Entscheidungen.
Im vorliegenden Business Case umfasst der PoC zunächst eine kleine Auswahl der zu bearbeitenden Länder innerhalb der globalen Konzernstruktur. Die dort vorhandenen Daten werden in einer zentralen Plattform zusammengeführt, analysiert und bereinigt.
Schon nach kurzer Zeit zeigt sich ein klares Bild der Datenlage. Unstrukturierte Datensätze, fehlerhafte Felder, fehlende Informationen und zahlreiche Dubletten dominieren. Das ist ein typischer Befund bei Strukturen, die über einen längeren Zeitraum dezentral gewachsen sind.
Durch automatisierte Validierungs- und Dublettenregeln können viele Aufgaben zur Datenbereinigung beschleunigt werden. Die Analysephase bestätigt das große Potenzial einer zentralen Konsolidierung; auch das ein typischer Befund in komplexen Strukturen.
Nach erfolgreichem Abschluss des Proof of Concept wird die Lösung auf alle Standorte ausgerollt. Die zentrale Umgebung wird als Managed Service betrieben und erfüllt hohe Datenschutzstandards. Jede Ländergesellschaft wird Schritt für Schritt angebunden, sodass sukzessive eine 360 Grad Sicht entsteht. Mit einem global einheitlichen Datenmodell, klaren Regeln zur Datenqualität und einer zentralen Oberfläche für die manuelle Nachbearbeitung besteht jetzt die Möglichkeit, Daten konsistent, effizient und transparent zu managen.
Vorteile:
- automatisierte GoldenRecordBildung
- internationale Adressvalidierung
- konfigurierbare MatchingLogik
- präzises Rollen und Berechtigungskonzept für die länderübergreifende Zusammenarbeit
Effizienzsteigerung, Kostenvorteile und Grundlage fĂĽr KI
#SUCCESS
Der Erfolg ist schnell sichbar: Die Zeit für manuelle Datenbearbeitungen reduziert sich um etwa die Hälfte. Die Qualität und Konsistenz der Daten verbessert sich signifikant. Der geschäftskritische Vertriebsprozess vom Erstkontakt bis zur Bestellung ist transparent und effizient.
Zudem entsteht ein zentraler, valider Datenpool, der erstmals überhaupt eine fundierte Grundlage für KIgestützte Anwendungen schafft. Zu solchen KI-gestützten Anwendungen zählen etwa Recommendation Engines, Chatbots, automatisierte Routineaufgaben oder Analyseverfahren, die Stimmungen und Bedürfnisse von Kunden besser erkennbar machen.
Mit der optimierten Datenbasis gelingt es, Service, Vertrieb und Kundenkommunikation neu auszurichten und gleichzeitig Kosten zu reduzieren. Die Harmonisierung der Daten ermöglicht schnellere Reaktionszeiten, erleichtert die globale Zusammenarbeit und stärkt die Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig. Gleichzeitig schafft das Projekt die Grundlage für künftige Innovationen – ein großer Schritt für Maschinenbaukonzerne, die ihre Daten als geschäftskritisches Asset verstehen und in hart umgekämpften Märkten daran arbeiten, ihre Gewinnmargen durch den Ausbau etwas des Dienstleistungsgeschäfts zu halten oder gar zu steigern.
Die wichtigsten Ergebnisse im Ăśberblick:
- Eine zentrale, konsolidierte und validierte 360 Grad Sicht auf Kunden und Geschäftspartner
- Einheitliche Datenqualitätsstandards und ein globales Datenmodell
- Deutlich reduzierte manuelle Nachbearbeitung
- Hoher Automatisierungsgrad im Datenmanagement
- Kosteneinsparungen durch Ablösung lokaler Drittsysteme
- Schnellerer und effizienterer Vertriebsprozess
- Solide Datenbasis fĂĽr kundenzentrierte KI-Anwendungen und zukĂĽnftige Innovationen
Key Take Aways
Daten als strategischer Erfolgsfaktor
- Ausgangssituation: Verteilte Systeme mit unterschiedlichen Datenstrukturen bremsen den Vertrieb.
- Zielsetzung: einheitliche, zentrale 360 Grad Sicht, basierend auf Golden Records mit Unique Customer ID als zentraler Anker
- Lösungsweg: zentrale Konsolidierung aller Kunden- und Geschäftspartnerdaten über System- und Ländergrenzen hinweg
- Erfolg: Produktivitätssteigerung durch höhere Effizienz bei reduzierten Kosten; on top: verlässliches Datenfundament für den Einsatz von KI
Konsolidierte, valide Daten ermöglichen bessere Entscheidungen, schnellere Prozesse und stärken die Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig. Dementsprechend zeigt das Projekt klar: Wird Datenqualität konsequent als strategischer Erfolgsfaktor behandelt, entstehen greifbare Effizienzgewinne, niedrigere Kosten und ein deutlicher Wettbewerbsvorteil. Eine verlässliche Datenbasis ermöglicht bessere Entscheidungen, schnellere Abläufe und innovative Kundenerlebnisse – und damit eine deutlich bessere Marge, die nicht nur dem Vertrieb zugutekommt.
Wir sind fĂĽr Sie da.
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