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Success Story

Gelsenwasser AG

Stammdaten als hohes Gut betrachten –
no doubles allowed: jeder Geschäftspartner ist im SAP-System einmalig

Konsequentes Zielbild: Jeder Stammdatensatz nur einmal im SAP-System vorhanden
Uniserv Identity for SAP S/4HANA® und DQ Steward SAP als vorbereitende Lösungen
Hohe Stammdatenqualität steigert Effizienz in nachgelagerten Prozessen

Story

Gelsenwasser migriert nach SAP S/4HANA®. Die Migration erfolgt im Brownfield-Ansatz (Systemkonvertierung). Da sehr viele, auch historische, Daten übertragen werden, entstehen Dubletten auf Ebene der Entitäten Kreditoren und Debitoren. Entsprechend dem selbstgewählten Zielbild müssen diese Geschäftspartnerdubletten identifiziert und bereinigt werden.

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Solution

Gelsenwasser klärt die Anforderungen in Workshops und startet mit Identity for SAP S/4HANA® zur fehlertoleranten Dublettenprüfung. Da die Dublettenbereinigung ein langfristiges Projekt ist, ergänzt der DQ Steward SAP das Toolset: Identity identifiziert Dubletten im operativen Betrieb, der DQ Steward SAP in automatisierten Bestandsbereinigungen.

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Success

Gelsenwasser überführt die Identifikation und Bereinigung der Dubletten in einen kontinuierlichen, automatisierten Prozess. Die saubere Stammdatenqualität berührt sämtliche Folgeprozesse wie die Erstellung eindeutiger Saldenmitteilungen und die Einführung der B2B-E-Rechnungspflicht. Bei Neuanlage oder Änderung eines Geschäftspartners folgen messbare Zeitgewinne.

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„Neben den hervorragenden Lösungen ist es auch und vor allem der Faktor Mensch, der die Zusammenarbeit mit Uniserv so wertvoll macht.“

Eric Tüshaus, Abteilungsleiter Nebenbücher bei Gelsenwasser

„Neben den hervorragenden Lösungen ist es auch und vor allem der Faktor Mensch, der die Zusammenarbeit mit Uniserv so wertvoll macht.“

Eric Tüshaus, Abteilungsleiter Nebenbücher bei Gelsenwasser

Gelsenwasser migriert nach SAP S/4HANA®.

#STORY

Das Core-System beinhaltet die komplette Geschäftspartnerbetreuung. Dazu gehört alles, was mit der Anlage und Änderung von Geschäftspartnern in SAP S/4HANA® zusammenhängt, bezogen auf die Abteilung Nebenbücher mit Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung sowie dem gesamten Zahlungsverkehr.

Die Datenmigration folgt dem Ansatz, dass Stammdaten ein hohes Gut sind. Jeder Geschäftspartner darf nur ein einziges Mal im System vorhanden sein. Dieser Ansatz referenziert auf das neue Datenmodell des zentralen Geschäftspartnerstamms, das SAP mit SAP S/4HANA® einführt. Jeder Geschäftspartner kann unterschiedliche Rollen haben, die unter dem zentralen Partnerstamm als eigenständige Entitäten erhalten bleiben. Diese Rollen können Debitor, Kreditor, Kunde oder Lieferant sein. Eric Tüshaus, Abteilungsleiter Nebenbücher bei Gelsenwasser, fasst zusammen: „Wir sind uns bewusst, dass wir mit unserem Zielbild nicht den einfachsten Ansatz verfolgen. Aber das ist der Weg, den wir gehen. Alles andere ist halbherzig und macht keinen Sinn.“

Gemäß dem gewählten Ansatz, dass Stammdaten ein hohes Gut sind, ist von Projektbeginn an erklärtes Ziel, die Datenqualität hochzuhalten:

Es dürfen keine Daten doppelt vorhanden sein.
Sämtliche Bereinigungen sollen direkt im SAP erfolgen.
Ein besonderes Augenmerk liegt auf der Beziehung Debitor-Kreditor.

Nach der Migration auf SAP S/4HANA® sind jedoch viele Stammdaten doppelt im System vorhanden. Vor der Datenmigration sollte vieles schon bereinigt werden. Um den Zeitplan für die Gesamtmigration einzuhalten, wurden die Daten weitestgehend unverändert migriert. Die entstandenen Dubletten stehen im Widerspruch zu dem gewählten Ansatz, dass jeder Geschäftspartner nur einmal im System vorhanden sein soll.

„Wichtig ist, den Mut zu haben, sich eine Lösung und Unterstützung zu suchen. Händisch geht es nicht.“

Eric Tüshaus, Abteilungsleiter Nebenbücher bei Gelsenwasser

Aus dieser Situation heraus erfolgt der Startschuss, nach einer Lösung zu suchen, die aktiv verhindert, dass wieder Dubletten in das neue SAP S/4HANA®-System kommen; zusätzlich soll das gesamte System bereinigt werden. Eric Tüshaus ergänzt: „Wir haben in dem Systemwechsel auf SAP S/4HANA® die Chance gesehen, die Stammdatenqualität im Sinne unseres Zielbilds zu verbessern. Diese Chance haben wir ergriffen. Auf diese Weise aktivieren wir das in den Daten enthaltene Potenzial.“

Bildquelle: Gelsenwasser

Über eine Recherche im SAP Certified Solution Directory werden die Entscheider bei Gelsenwasser auf Uniserv Identity for SAP S/4HANA® aufmerksam.

#SOLUTION

Dieser zustandslose, leichtgewichtige Service mit SAP-zertifizierter Integration läuft per Fiori-Integration oder klassisch per SAP-GUI voll integriert in SAP S/4HANA®. Uniserv Identity for SAP S/4HANA® identifiziert Geschäftspartnerdubletten im laufenden Betrieb in den zentralen Use Cases fehlertolerante Suche und Anlage bzw. Änderung von Geschäftspartnern. Dazu setzt Uniserv Identity for SAP S/4HANA® auf dem Suchergebnis der HANA®-Fuzzy Search auf und verdichtet die Dublettenliste auf die relevantesten Treffer; im Expertenmodus mit genauer Begründung je Treffer. Das reduziert den Zeitaufwand pro zu bearbeitender Dublette und steigert durch die höhere Effizienz die Produktivität.

Gelsenwasser nimmt nach kompakter Vorbereitung Identity for SAP S/4HANA® produktiv. Voraus gehen ein POC sowie verschiedene Workshops. Die Anforderungen und Bedarfe von Gelsenwasser werden konkret erfasst und kritisch hinterfragt. Die Anforderungen sind insbesondere:

Hinzufügen von IBAN und Steuernummer als direkte Kriterien für die Dublettenprüfung (Direct Match).
Auflistung der Rollen: Welche Rollen gibt es zu einem Geschäftspartner, wenn eine Dublette gefunden wird?

Gerade in dieser Anfangsphase der Zusammenarbeit zeigt sich Eric Tüshaus zufrieden: Anforderungen wurden ernst genommen, es wurde mitgedacht, auf Augenhöhe gearbeitet, in Frage gestellt und gemeinsam die optimale Lösung gefunden! Er ergänzt: „Wir haben förmlich forensisch präzise bis in die letzte Feinheit gearbeitet. Das war immer und zu jeder Zeit hoch professionell von der Beratung bis zur Umsetzung.“

Da jedoch mehrere Rollen unter einem Geschäftspartner geführt werden sollen, müssen sämtliche Geschäftspartner durchleuchtet werden. Vorgabe ist die völlige Nummerngleichheit: Die Geschäftspartnernummer soll bei allen Rollen gleich sein.

Da das Nacharbeiten von Dubletten aufwendig ist, wird den Beteiligten schnell klar, dass das nicht mit einer einmaligen Aktion geht. Stattdessen ist eine langfristige Lösung mit hohem Automatisierungsgrad erforderlich. Aus diesem Grund entscheidet sich Gelsenwasser zusätzlich für den Uniserv DQ Steward SAP.

Der DQ Steward SAP ist eine SAP-integrierte Lösung, mit der Bereinigungsprozesse für Geschäftspartner-, Debitoren- und Kreditorendaten unterstützt werden. Diese Bereinigungsprozesse sind das Markieren erkannter Dubletten, das Bereinigen von Adressfehlern sowie das Importieren von Fremdlisten für die Neuanlage. Die Prozesse entstehen als laufende Bereinigungen, als Migrationen oder als Einmalbereinigung im Vorfeld eines DQ-Projekts. Sie werden projektweise abgewickelt. Je nach Vorgabe erfolgt eine automatische Prüfung, meist aus Adress- und Dublettenprüfung. Im Anschluss kann optional eine manuelle Prüfung durchgeführt werden.

Mit dem DQ Steward SAP können periodische Bestandsbereinigungen durchgeführt werden, während Uniserv Identity for SAP S/4HANA® die Dublettenbereinigung im laufenden Betrieb abdeckt. „Identity for SAP S/4HANA® zeigt einem schonungslos alle Dubletten im täglichen Business. Dementsprechend war der Schritt zum DQ Steward SAP logisch, um den gesamten Bestand so weit wie möglich automatisiert, um Dubletten zu bereinigen“, vertieft Eric Tüshaus den Zusammenhang.

„Wenn man Fehler in den Daten vor der Migration nicht bereinigt, muss man das leider im Nachgang machen.“

Eric Tüshaus, Abteilungsleiter Nebenbücher bei Gelsenwasser

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Im Gelsenwasser-Projekt legen alle Beteiligten Wert auf Transparenz.

#SUCCESS

Entsprechend dem Zielbild, dass jeder Geschäftspartner nur einmal in SAP S/4HANA® vorhanden sein soll, und dass Stammdaten ein hohes Gut sind, dient die Migration nach SAP S/4HANA® als Anlass, die Dublettenthematik strategisch anzugehen und dauerhaft zu lösen.

Die Bereinigung des gesamten Datenbestands um Dubletten gleicht einem Marathonlauf. Dessen Dauer verkürzt sich signifikant durch die Überführung eines manuellen in einen jetzt weitestgehend automatisierten Prozess. Durch den Einsatz von Identity for SAP S/4HANA® etwa ergibt sich im laufenden Betrieb bei den zentralen Use Cases Anlage bzw. Änderung oder Suche eines Geschäftspartners eine konkret messbare Zeitersparnis, weiß Eric Tüshaus. „Ich stehe hinter dem Produkt, und bin auch davon überzeugt.“

Die gesamte Bereinigung des Datenbestands ist der Hauptfaktor für das Erreichen des Zielbildes: Mit sauberen Stammdaten im Kreditorenbereich sind z. B. auch Dunkelverarbeitungen möglich. Dabei handelt es sich um automatisierte Verarbeitungen ohne manuellen Eingriff. Saubere Stammdaten sind auch die Voraussetzung, um weitere Prozesse zu automatisieren, wie etwa eine mögliche elektronische Umsatzbesteuerung im Rahmen der EU-Vorgaben.

Uniserv Identity for SAP S/4HANA® und der DQ Steward SAP sind dafür vorbereitende Lösungen. Hauptbuch und Nebenbuch werden, was die Stammdaten angeht, sauber gehalten. Zum Beispiel: Es werden im B2B eindeutige Saldenbestätigungen verschickt. Wenn ein Geschäftspartner doppelt angelegt ist, können die Salden nur mit Mehraufwand abgestimmt werden.

Bildquelle: Gelsenwasser

„Monetäre Effekte durch Produktivitätssteigerungen zeigen sich vor allem in den Folgeprozessen!“

Eric Tüshaus, Abteilungsleiter Nebenbücher bei Gelsenwasser

Bildquelle: Gelsenwasser

Mit verlässlichen Stammdaten ergeben sich somit automatisch Effizienz- und damit Produktivitätssteigerungen, die skalierbar sind. Monetäre Effekte entstehen insbesondere in den Folgeprozessen, in denen diese gepflegten Stammdaten erforderlich sind.

Nicht zu unterschätzen sind die positiven Effekte der sauberen Stammdaten in der Außenwirkung. Gerade im Geschäftskundenbereich ist die Eindeutigkeit eines Geschäftspartners das vertrauensbildende Erfolgskriterium. „Wir als Versorgungsunternehmen müssen unsere Stammdaten sauber haben. Das ist ein ganz entscheidendes Qualitätsmerkmal von hoher Bedeutung für unser Image und unseren Anspruch, jeden Tag ein bisschen besser zu werden“, führt Eric Tüshaus aus.

Das erklärte Ziel ist es, den Gesamtbestand zu bereinigen und die Dublettenrate auf nahe Null zu senken. Eine gewisse Menge an doppelt und mehrfach vorhandenen Datensätzen wird es immer geben, schon allein dadurch, dass der Bestand permanent in Bewegung ist. Auch andere Abteilungen bearbeiten Daten bzw. übergeben neue Daten in das System. Auch so genannte gewollte Dubletten sind vorhanden, etwa wenn ein Geschäftspartner für technische Prozesse doppelt angelegt werden muss. Doch macht es eben für die Gesamtperformance eines Systems mit den angeschlossenen Folgeprozessen einen deutlichen Unterschied, ob fünf oder zehn Prozent Dubletten enthalten sind oder nur ein Anteil von einem Prozent oder noch weniger.

Mit dem bisher Erreichten in der Zusammenarbeit mit den Uniserv Customer Data Experts zeigt sich Eric Tüshaus sehr zufrieden und betont neben der Qualität der Lösungen insbesondere die partnerschaftliche Betreuung durch die Uniserv Customer Data Experts: „Neben den hervorragenden Lösungen ist es auch und vor allem der Faktor Mensch, der die Zusammenarbeit mit Uniserv so wertvoll macht.“

Über die GELSENWASSER AG

Als ‚Team blau-grün‘ ist die GELSENWASSER AG ein börsennotiertes deutsches Infrastruktur- und Versorgungsunternehmen. Die Tätigkeitsbereiche umfassen neben der Wasser-, Gas- und Stromversorgung sowie der Abwasserentsorgung auch Dienstleistungen für Infrastruktur, Kreislaufwirtschaft, erneuerbare Energien, digitale Netze und Quartierskonzepte. Bei allen Aktivitäten und Projekten liegt das Hauptaugenmerk auf Nachhaltigkeit. Das bezieht sich neben dem alltäglichen Handeln insbesondere auf die Unternehmenskultur und die B2B-Lösungen. Mit mehr als 1.800 Mitarbeitenden erwirtschaftete Gelsenwasser im Jahr 2024 einen Jahresumsatz von rund 2.960 Mio. Euro. Weitere Informationen unter www.gelsenwasser.de

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Gelsenwasser AG

Stammdaten als hohes Gut betrachten –no doubles allowed: jeder Geschäftspartner ist im SAP-System einmalig

Gelsenwasser migriert nach SAP S/4HANA®.

Über eine Recherche im SAP Certified Solution Directory werden die Entscheider bei Gelsenwasser auf Uniserv Identity for SAP S/4HANA® aufmerksam.

DQ Steward - das Schweizer Taschenmeser für Ihre Datenbereinigung?!

Im Gelsenwasser-Projekt legen alle Beteiligten Wert auf Transparenz.

Stammdaten als hohes Gut betrachten –
no doubles allowed: jeder Geschäftspartner ist im SAP-System einmalig