Eine umfassende Data Compliance auf Basis valider Daten schützt Unternehmen zuverlässig vor Konfliktsituationen

Unternehmen, die mit personenbezogenen und weiteren sensiblen Daten arbeiten, müssen sich an eine Vielzahl von gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen halten. Diese Vorschriften stellen sicher, dass die Daten vor Verlust, Diebstahl und Missbrauch geschützt sind, aber auch keine Geschäfte mit Partnern stattfinden, die beispielsweise mit Sanktionen belegt sind.

Das Compliance Management unterstützt bei dieser Herausforderung, sowohl die internen, unternehmenseigenen und selbstverpflichtenden Richtlinien, als auch die gesetzlichen Bestimmungen der Datennutzung in den relevanten Tätigkeitsfeldern einzuhalten. Ist die Data Compliance im Unternehmen fest etabliert, kann sie das Haftungsrisiko eines Unternehmens senken und vor Reputationsschäden durch Regelverstöße schützen. Weiter noch: Bußgelder können teilweise eine Höhe erreichen, die für ein Unternehmen existenzbedrohend ist.

Ein Compliance Management System kann Risiken erkennen und Verstöße verhindern. Es umfasst etwa auch das Verbot von Transaktionen mit verdächtigen Personen und Unternehmen, die auf Sanktionslisten vermerkt sind. Bei Nichteinhaltung drohen empfindliche Geldbußen und juristische Konsequenzen. Oder es soll Geldwäsche verhindert werden, indem Bargeldtransaktionen ab einer bestimmten Höhe genau zu erfassen und zu melden sind.
 

Ein Compliance Management System muss viele Aspekte abdecken

Die zahlreichen Einsatzgebiete der Data Compliance zeigen, wie wichtig und vielschichtig sie ist:

• Betrugsabwehr 
  Für verschiedene Betrugsstrategien, wie etwa Phishing, legt die Compliance potenziell verdächtige Schlüsselwörter oder Interaktionen fest, die auf einen Betrug hinweisen. Das Compliance Management System kann dann nach diesen filtern.
• Geldwäschebekämpfung 
  Banken und Kreditinstitute müssen gewährleisten, dass sie gemäß der geltenden Geldwäscherichtlinie agieren. Diese verpflichtet zu einer revisionssicheren Vorhaltung der Daten und zur Überprüfung der Geschäftspartner im Transparenzregister.
• Sanktions- und Terrorlisten  
  Unternehmen dürfen keine Geschäfte mit Personen oder Organisationen tätigen, die auf Sanktions- und Terrorlisten vermerkt sind, damit Finanzierung und Förderung terroristischer Handlungen verhindert werden.
• Korruptionsvermeidung 
  Unternehmen sollten Transaktionen mit politisch exponierten Personen (PEP) vermeiden. Das sind Personen, die etwa aufgrund ihrer Position in Regierung, Verwaltung oder öffentlichen Institutionen ein erhöhtes Risiko für Korruption oder andere illegale Aktivitäten darstellen. 
• Haftung bei Produktmissbrauch 
  Eigentlich für zivile Zwecke konzipiert, können sogenannte Dual-Use-Produkte auch für militärische Zwecke missbraucht werden. Deshalb ist es wichtig, die rechtlichen Rahmenbedingungen ihres Vertriebs zu beachten und Exportbeschränkungen einzuhalten. 

Achtung: Embargo

Ein manueller Abgleich von Kunden-, Lieferanten- und Partnerdaten mit nationalen und internationalen Embargo- und Sanktionslisten in Echtzeit ist unmöglich. Es finden immer mehr Transaktionen statt. Aufgrund politischer Entwicklungen nimmt die Arbeitslast immer weiter zu. Aus Kapazitätsgründen jedoch unvollständige, wenn nicht sogar nur noch stichprobenartige Prüfungen durchzuführen, ist nicht nur fahrlässig und mitunter moralisch fragwürdig, sondern birgt auch große Risiken. So drohen, je nach Branchen, empfindliche Geldstrafen, Bafin-Rügen oder auch Reputationsschäden – und schlimmstenfalls ein Embargo und weitere Sanktionen.
 

Schlechte Datenqualität begünstigt Verstöße gegen die Data Compliance

Häufig verursachen etwa unzureichende Risikovorsorge und mangelhaftes Datenmanagement Verstöße gegen die Compliance. Hier ist im Prozess aufmerksame Präzisionsarbeit gefragt, denn der Fehler oder gar der Betrugsversuch stecken oft im Detail. Treffer riskanter Daten verbergen sich etwa in den einzelnen Adressdaten, im Namen oder auch in anderen Feldern, etwa dem Verwendungszweck einer Banküberweisung. Die Datenbestände fehlerfrei, aktuell und hochwertig zu halten, ist Grundvoraussetzung für eine sorgfältige Data Compliance. Die Einhaltung aller Anforderungen in Echtzeit ist komplex. Eine besondere Herausforderung und häufige Fehlerursache ist die Zusammenführung von externen Datenbeständen in ein bestehendes System, etwa im Zuge einer Fusion – hier ist im Migrationsprozess ein verschärfter Blick auf die Einhaltung der Auflagen zu legen.

Schlechte Datenqualität kann aber auch zu einem Fehlalarm führen. Beim Phänomen „False Positive“ löst eine fehlerhafte Datei fälschlicherweise etwa einen Transaktionsstopp aus. Das führt zu Verzögerungen und Zusatzaufwand für die Überprüfung und Freigabe. Kunden reagieren verärgert oder verunsichert.
 

Das Compliance Management System als Sicherheitsnetz

Was braucht es für ein zuverlässiges Data Compliance Management? Wichtige Faktoren sind:

• Risikoanalyse
  Eine umfassende Risikoanalyse ist der Ausgangspunkt für ein erfolgreiches Compliance-Management. Es müssen potenzielle Risiken und Bedrohungen identifiziert werden, um effektive Kontrollmaßnahmen zu entwickeln und umzusetzen.
• Compliance-Richtlinien
  Unternehmen sollten klare Compliance-Richtlinien und -Verfahren haben, die für alle Mitarbeiter verständlich sind. Diese Richtlinien sollten regelmäßig aktualisiert werden, um sie an sich ändernde Gesetze und Vorschriften anzupassen.
• Schulung und Awareness
  Es ist wichtig, dass alle Mitarbeiter über die Compliance-Richtlinien und -Verfahren des Unternehmens informiert sind und geschult werden, um Verstöße zu vermeiden. Die DSGVO etwa schreibt jährliche Mitarbeiterschulungen vor, die auch gegenüber dem Gesetzgeber nachzuweisen sind.
• Überwachung und Berichterstattung
  Das Compliance-Management muss regelmäßig überwachen, ob die Compliance-Richtlinien eingehalten werden, und sicherstellen, dass es ein effizientes Berichtssystem gibt, um Verstöße zu melden. Dabei hilft eine automatisierte Prüfung mithilfe von Batch-Prozessen zum Beispiel dabei, die Anforderungen von Blacklists einzuhalten. Eine Sanktionslistenprüfung ist hier ein wesentliches Hilfsmittel.
• Sanktionen und Korrekturmaßnahmen
  Unternehmen müssen klare Sanktionen und Korrekturmaßnahmen für Verstöße gegen die Compliance-Richtlinien etablieren, um sicherzustellen, dass Fehlverhalten angemessen behandelt wird.
• Risikomanagement
  Ein effektives Compliance-Management umfasst auch die Implementierung von Risikomanagement-Strategien, um die Gefahr von Verstößen gegen Gesetze und Vorschriften zu minimieren.
• Compliance-Kultur
  Eine Compliance-Kultur, die die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften als integralen Bestandteil der Geschäftspraktiken des Unternehmens betrachtet, ist entscheidend für ein effektives Compliance-Management.

Haben sich Unternehmen ein Sicherheitsnetz in dieser Form gewoben, ist das bereits die halbe Miete. Was dann noch fehlt, ist eine hochwertige Datenbasis.