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Tipps für die erfolgreiche Stammdatenmigration nach SAP S/4HANA

SAP S/4 HANA ante portas:

Vier Tipps für die erfolgreiche Migration von Geschäftspartner-Stammdaten 


Pforzheim, 20. November 2020 – Der Countdown läuft und ist unerbittlich. Bis 2030 endet auch für die letzten verbliebenen Nutzer der klassischen SAP ERP-Lösungen SAP R/3, Business Suite 7 und ERP 6.0 der Herstellersupport aus Walldorf. Die Zukunft gehört SAP S/4HANA. Und weil die Migration einer für den Geschäftserfolg so entscheidenden Softwarelösung ein langwieriges und komplexes Unterfangen ist, sind SAP-Anwender gut beraten, ihre S/4HANA-Projekte zeitig anzuschieben. Eine aktuelle Befragung von SAP Verantwortlichen in 122 deutschen Unternehmen unterschiedlicher Branchen ergab, dass die Dringlichkeit noch längst nicht bei allen angekommen ist. So haben 22 Prozent der Befragten noch keine Entscheidung über die Systemablösung getroffen, ein weiteres Drittel steckt noch in den Vorbereitungen. Die im Auftrag von Uniserv befragten Unternehmen sehen aber die Migration ihrer Geschäftspartnerdaten im Rahmen des Umstiegs auf SAP S/4HANA zu 89 Prozent als „sehr wichtig“ an. Höchste Zeit, das Thema näher zu beleuchten.

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Eine zentrale Neuerung der auf der In-Memory-Datenbank SAP HANA basierenden ERP-Lösung ist ein geändertes Datenmodell. Das hat unmittelbare Auswirkungen auf die Migration von Geschäftspartnerdaten beziehungsweise Stammdaten aus Altsystemen nach SAP S/4HANA. Der Umstieg auf die neue SAP-Lösung bietet Unternehmen eine Chance, die Datenqualität zu verbessern und so einen Kardinalfehler von Migrationsprojekten zu vermeiden: „crap in/crap out“. Laut Uniserv-Umfrage bewertet derzeit nur etwas mehr als die Hälfte der SAP-Verantwortlichen (53 Prozent) die Datenqualität in ihrem Unternehmen mit „sehr oder eher hoch“. Auf die Frage nach den Hauptschwierigkeiten bei der Datenqualität nannten 74 Prozent der Unternehmen „veraltete Daten“. Bei den Unternehmen, die die S/4HANA-Migration bereits abgeschlossen haben, nannten 83 Prozent doppelte und mehrfach vorhandene Daten als Hauptproblem.

Tipps - Stammdatenmigration nach SAP S/4HANA (Studie)




Bevor Unternehmen also ihre fehlerbehafteten, womöglich unvollständigen und veralteten Geschäftspartnerdaten nach SAP S/4HANA umziehen und so neue Probleme schaffen, sollten sie folgende vier Tipps beherzigen:
 

Tipp 1: Das neue Datenmodell von SAP S/4HANA verstehen

Die Legacy-ERPs von SAP unterscheiden in ihrem Datenmodell noch zwischen den finanzbuchhalterischen Entitäten „Debitor“ und „Kreditor“ sowie einem neutralen „Geschäftspartner“. Alle drei besitzen zahlreiche Eigenschaften wie Personen- und Adressdaten, Buchungskonten und Bankverbindungen oder auch Rollenbezeichnungen für die Personen, um nur einige zu nennen. Mit dem neuen Datenbanksystem SAP HANA führt SAP nun einen einheitlichen Geschäftspartnerstamm ein, der die alten Entitäten in sich vereint und die Unterscheidung der Rolle, der geographischen Lokalität und anderen Systematiken auf einer neuen Abstraktionsebene, als Metainformationen abbildet. Damit wird klar, dass es eine Eins-zu-eins-Migration aus Bestandssystemen und den bisherigen SAP-Lösungen weder möglich noch sinnvoll ist. Eine zum Unternehmen, seiner Softwarearchitektur und Datenhaltung sowie zu seinen Geschäftspartnerdaten passende Migrationsstrategie muss her.
 

Tipp 2: Die Migrationsstrategie definieren

Für Anwender der klassischen SAP Systeme R/3, Business Suite und ERP 6.0 ohne weitere Drittsysteme oder Legacy-Datenbanken mag eine Systemumstellung auf S/4HANA attraktiv sein. Eine solche Migrationsstrategie, bei der die neue Lösung auf ein im übertragenen Sinne bereits „beackertes Feld“ gestellt wird, nennt man auch „Brownfield Ansatz“. Der Nachteil: man läuft Gefahr, unnötige Altlasten mitzunehmen. Will man das vermeiden, etwa auch, um die Leistungsfähigkeit der In-Memory-Datenbank von SAP HANA voll auszuschöpfen, ist eventuell die Neuimplementierung „auf der grünen Wiese“ sinnvoller – der „Greenfield Ansatz“. Der Vorteil von Greenfield ist, es wird nur migriert, was künftig wirklich noch gebraucht wird. Komplexere Bestandssysteme, die aus mehreren Softwareplattformen bestehen und somit eine Datenhaltung in voneinander getrennten Silos besitzen, sind dagegen naturgemäß aufwändig zu migrieren. Sie erfordern eine „Selective Data Transition“, bei der System für System entschieden und dann technisch „gemappt“ wird, welche Daten aus welchen Quellsystemen in welchem neuen Zielsystem landen sollen. Diese Migrationsstrategie wird auch „Bluefield Ansatz“ genannt.

Allen drei Migrationsstrategien ist aber eines gemein: Wenn die Quelldaten von minderer Qualität sind – veraltet, unvollständig, mit Dubletten behaftet, usw. – wird das neue SAP S/4HANA System gleich vom Start weg sein Potenzial für optimale digitale Geschäftsprozesse nicht ausschöpfen können. Im angelsächsischen Raum spricht man recht drastisch von „crap in/crap out“ – wenn der Input „Mist“ ist, ist es auch der Output. Deshalb kommt der Sicherung der Datenqualität vor der Übertragung in das neue System eine erhebliche Bedeutung zu.
 

Tipp 3: Die Qualität der eigenen Geschäftspartnerdaten sichern

Vollständig, korrekt und aktuell – die wesentlichen Qualitätskriterien für Geschäftspartnerdaten sind schnell beschrieben. Die Sicherung der Datenqualität ist aber angesichts der Fülle unterschiedlicher Strukturen, Syntaxen und Formate, gerade im globalen Geschäftsverkehr, alles andere als trivial. Deshalb lohnt es, für die automatisierte Massenprüfung von Geschäftspartnerdaten auf postalische Korrektheit, die Bereinigung von Dubletten und die Vervollständigung von Datensätzen per Identity Resolution, auf bewährte Tools wie von Uniserv zu setzen.
 

Tipp 4: Daten zusammenführen und Golden Records erstellen

Stimmt die Datenqualität vor der Migration nach SAP S/4HANA, gibt es noch eine weitere Ebene, auf der eine Zusammenführung von Geschäftspartnerdaten das Endergebnis verbessert. Die Rede ist von der Konsolidierung von Daten aus unterschiedlichen Quellsystemen und ihrer Zusammenführung zu einer 360-Grad-Sicht auf den Geschäftspartner als „Golden Record“. Denn erst wenn ein Unternehmen eine einheitliche Sicht auf ihre Kunden und Geschäftspartner hat, kann es die volle Leistung der Analysefähigkeiten der neuen SAP-Plattform ausschöpfen und so Geschäftsentscheidungen bestens informiert treffen. Der „Golden Record“ schafft die dafür nötige „eine Wahrheit“ über die Geschäftspartner.
 

Uniserv bietet entsprechende professionelle Lösungen für das (Kunden-) Stammdatenmanagement. Mithilfe flexibler Anbindung führen diese für Quellsysteme zahlreicher Softwarehersteller die verteilten Geschäftspartnerdaten zusammen, sichern die Datenqualität weitgehend automatisch und tragen so wesentlich zu optimierten Daten bei. Von dort ist es zu einem SAP S/4HANA System mit perfekten Geschäftspartnerdaten dann nur noch ein kleiner Schritt.